Política de Tratamiento de Datos Personales

Actualizado por última vez el 25/04/2023

Versión 1.0

  1. Objetivo

  2. Establecer los lineamientos y la Política de Tratamiento de Datos Personales de Clinivital, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, que establecen y describen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar el manejo adecuado y conforme al derecho, de los datos personales tratados, los cuales se encuentran en sus bases de datos, esto, con el fin de garantizar a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Habeas Data.

  3. Responsable

  4. Centro de Medicina Ancestral Orígenes S.A - Clinivital, es una Institución Prestadora de Servicios de Salud de carácter privado, con NIT 901.172.983-0

    • PBX: 5244080
    • Celular: 3174355876 - 3009126254
    • Correo electrónico: info@clinicannabis.com.co

    Es importante tener presente que toda área, colaborador, empleado, proveedor y/o contratista de Clinivital, que por sus funciones está encargado del tratamiento de las bases de datos que contengan información personal, debe cumplir con lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento

  5. Definiciones

    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
    • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    • Dato personal semiprivado: Son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social como: Entidad Responsable de Pago (ERP), Administradoras de Fondos Pensionales (AFP), Administradores de Riesgos Laborales (ARL) y Cajas de Compensación.
    • Dato personal sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
    • Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Ejemplo: nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros. Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la constitución han determinado expresamente como públicos y para su recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.
    • Datos de menores de edad: Son los datos personales de las niñas, niños y adolescentes menores de 18 años de edad. Estos datos podrán ser tratados en la medida en que dicho tratamiento responda y respete el interés superior de las niñas, niños y adolescentes, y se asegure el respeto a sus derechos fundamentales, para lo cual el representante legal del menor de edad, (quien ejerza la patria potestad), otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado
    • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
    • Habeas Data: es el derecho que tienen los titulares de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
    • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
    • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que lo desarrollen.
    • Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
    • Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    • Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    • Principio de Acceso y Circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
    • Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
  6. Condiciones generales

    • Toda actividad de recolección de datos personales deberá contar con un enunciado previo relacionado a autorización que entregará el titular a Clinivital frente al manejo de sus datos personales. Entre estas actividades: Encuestas, campañas, base de datos institucionales, entrega de boletín informativo.
    • Se contará con audio de cada llamada con el fin de salvaguardar al responsable del tratamiento en dicha autorización entregada por el titular.
    • Todo proveedor, cliente, socio, empleado o colaborador que participe en vídeos con fines educativos, publicitarios deberá firmar autorización a la agencia que realice dicha actividad. Documento que debe reposar en los archivos de Clinivital en caso de futuras reclamaciones.
  7. Desarrollo del Tratamiento de Datos Personales

    1. Contenido de las bases de Datos

    2. Como regla general, las bases de datos de Clinivital, que se encuentren sujetas a tratamiento almacenan información personal de los titulares, como por ejemplo el nombre, el número y el tipo de identificación, el género y los datos de contacto: dirección física y electrónica, el teléfono fijo y móvil, etc.

      Dependiendo de la finalidad y la naturaleza de las bases de datos se tienen en ellas otra clase de datos específicos también sometidos a tratamiento, esto es, por ejemplo, en la base de datos de empleados y contratistas, información sobre la historia laboral y académica, también información familiar, personal y eventualmente bancaria.

      A su vez, teniendo en cuenta la naturaleza y los servicios que presta Clinivital, en sus bases de datos se podrán almacenar datos sensibles y privados con previa autorización del titular, entre ellos datos relacionados con su estado de salud, tratamiento y rehabilitación.

    3. Tratamiento

    4. Clinivital en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante se llamarán titulares, estos datos son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o educativa o clínica, entre otras).

      La información referenciada, podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, empleados, afiliados, y/o compañías filiales, subsidiarias o vinculadas, única y exclusivamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

      También podrá ser transmitida o transferida a los titulares, sus causahabientes y representantes legales. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad y privacidad de la información autorizada para tratar. A su vez, en cumplimiento de deberes legales, Clinivital podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

      Clinivital, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

    5. Finalidad

    6. La información que reposa en las bases de datos de Clinivital, tiene como finalidad permitir el adecuado desarrollo de su objeto social y permitir el adecuado cumplimiento de los deberes que la ley le impone, principalmente en materia contable, fiscal, administrativa, operativa, societaria, formativa, laboral, contractual, comercial y de mercadeo, etc.

      La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

      Clinivital, suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad y el propósito para el cual fueron recaudados.

      En lo relativo a la grabación de vídeos y toma fotográfica estos son con fines exclusivamente educativos, de seguridad y/o publicitarios para promoción de los demás eventos. Siempre se contará con la autorización del uso de su imagen por escrito.

      En términos generales, el tratamiento de los datos personales proporcionados por los diversos grupos de interés de Clinivital, tendrá las siguientes finalidades:

      1. Prestar servicios de salud.
      2. Caracterizar y hacer seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios de salud.
      3. Entregar reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
      4. Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
      5. Evaluar indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
      6. Evaluar la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la institución.
      7. Realizar proceso de selección de personal de acuerdo con la aptitud para un cargo o tarea.
      8. Establecer una relación o vinculación contractual.
      9. Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensiones y cesantías, caja de compensación).
      10. Evaluar el desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
      11. Ofrecer oportunidades de capacitación.
      12. Efectuar proceso de remuneración.
      13. Dar a conocer avances de la institución en aspectos investigativos, académicos y clínicos.
      14. Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
      15. Presentar informes a las instituciones con las cuales se tenga algún tipo de convenio o relación comercial para atención de pacientes)
      16. Hacer invitación a eventos clínicos y académicos.
      17. Evaluar los conocimientos adquiridos durante su formación.
      18. Suministrar información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
      19. Cumplir con exigencias judiciales.
      20. Ejercer y defender acciones legales.
      21. En términos generales, el tratamiento de los datos personales proporcionados por los diversos grupos de interés de Clinivital, tendrá las siguientes finalidades:
    7. Autorización

    8. Clinivital solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente, socio, empleado o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida para cada caso, y en cumplimiento de las normas que regulan la materia, pero, principalmente, buscando la protección y la garantía del derecho constitucional al Habeas Data.

      Adicionalmente al comunicarse telefónicamente con Clinivital se estará autorizando el uso de tratamiento de datos cuando después de escuchar el mensaje relacionado el cliente o proveedor continúe en la llamada y sea atendido.

    9. Derechos de los Titulares

      1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

      2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
      3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
      4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
      5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
      6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
      7. Conforme se expone en el art. 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
    10. Deberes del Responsable del Tratamiento

      1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

      2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
      3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
      4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
      5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
      6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
      7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
      8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
      9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
      10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
      11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
      12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
      13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
      14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
      15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
      16. Según el artículo 17 de la Ley 1567 de 2012, el responsable del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:
    11. Deberes del Encargado del Tratamiento

      1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

      2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
      3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
      4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
      5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
      6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
      7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
      8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
      9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
      10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
      11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
      12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
      13. Según el artículo 18 de la Ley 1567 de 2012, el encargado del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:
    12. Procedimiento para la presentación y respuestas de consultas y reclamos

      1. Consultas

      2. Los titulares de los datos personales que conforman las bases de datos de Clinivital, o sus causahabientes y representantes, podrán consultarlos. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

      3. Reclamos

      4. Cuando se trata de reclamos estos deben ser formulados por escrito físico o por correo electrónico, los cuales deberán contener como mínimo lo siguiente: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección del titular y documentos que sirva de pruebas.Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

        En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

        NOTA: La respuesta en ambos casos se hará con el apoyo del asesor jurídico con el fin de salvaguardar la imagen de Clinivital y dando además cumplimiento a toda la normatividad vigente.

    13. Vigencia

    14. La Política de Tratamiento de Datos Personales de Clinivital estará vigente a partir del 24 de julio del año 2022.

      Clinivital se reserva el derecho a modificarla, en los términos y con las limitaciones previstas en la Constitución y la ley.

      Las bases de datos administradas y tratadas por Clinivital se mantendrán indefinidamente, mientras sirvan para desarrollar su objeto, y mientras sean necesarias para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, pero como se mencionó antes, los datos podrán ser eliminados cuando ya no sean necesarios ni pertinentes para cumplir con la finalidad y el propósito vigente al momento de la recolección, también serán eliminados a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de Clinivital o una obligación contenida en un contrato entre Clinivital y el titular.

    15. Canales de atención a los Titulares

    16. Los medios que Clinivital tiene a disposición para que los titulares ejerzan sus derechos y realicen las peticiones, consultas y reclamos son los siguientes:

      • Auxiliar de experiencia del Paciente
      • Buzón disponible en la sede.
      • Línea telefónica: 3174355876 5244080 - 3009126254
      • Correo electrónico info@clinicannabis.com.co
      • Sitio web https://www.clinicannabis.com
      • Los medios que Clinivital tiene a disposición para que los titulares ejerzan sus derechos y realicen las peticiones, consultas y reclamos son los siguientes:
  8. Condiciones y restricciones de promoción

    1. PROMOCIÓN MES DE LAS MADRES 2024
    2. En Clinivital nos complace celebrar el amor y la dedicación de todas las madres durante este mes especial. Por ello, hemos preparado una promoción exclusiva diseñada para honrar su bienestar y cuidado. A continuación, detallamos las condiciones y restricciones aplicables a esta promoción del mes de la madre para garantizar una experiencia satisfactoria y transparente.

      ¿En qué consiste nuestra promoción?
    3. 40% de descuento en inyección de Plasma Rico en Plaquetas (PRP) y 25% de descuento en Terapia de Inducción de Colágeno (TIC) a partir de paquetes de 4 sesiones.
    4. ¿Cuáles son las condiciones y restricciones de esta promoción?
      1. Promoción válida hasta el 31 de mayo de 2024.
      2. Se debe pagar el tratamiento completo en la primera sesión
      3. Se pueden combinar terapias para armar el paquete, pero cada una conserva su propio descuento (PRP 40% y TIC 25%).
      4. Se aplica pago por convenios empresariales con la respectiva aprobación del área de talento humano de cada empresa.
      5. Para los convenios empresariales, socios, familia de socios, empleados, familiares y amigos, se aplica el descuento de la campaña de mayo, pero no es acumulable con los descuentos propios de cada convenio.
      6. El tiempo de redención es de 1 mes después de la compra.
      7. Se puede pagar con los bonos de diciembre, pero no se aplica el descuento de la promoción del mes de las madres, es decir, se redime el bono con tarifa full y solo aplica para la inyección de plasma rico en plaquetas.
      8. Se pueden aplicar 2 tipos de terapia el mismo día, pero las siguientes deben realizarse semanalmente y cada terapia tiene una duración de 45 minutos.
      9. No se realizan devoluciones de dinero si no se toma el paquete completo. Las terapias restantes se pueden ceder a otra persona, pero no se cambia por otros servicios o productos.
      10. El descuento aplica para hombres y mujeres, mayores de edad, que deseen tomarlo.
    5. ¡Ven a celebrar con nosotros a las madres!